Kako izdelati rešitev v Excelu za uporabo na lokalni mreži
Excelovi delovni zvezki lahko vsebujejo celo vrsto različnih preglednic in vsaka lahko vsebuje veliko različnih podatkov. Tak način dela je zamuden in pri delu lahko pride do številnih napak, ročno vstavljene formule se podirajo, pri popravljanju se lahko kakšno formulo spregleda in se jo pozabi ročno popraviti, rezultat je napačen, česar ponavadi niti ne opazimo. Potreben je torej avtomatizem, ki zagotavlja stabilno strukturo podatkov, ki se lahko poljubno dodajajo, preračunajo in osvežijo v vseh tabelah hkrati ter zagotavljajo pravilen rezultat. Če imate ekipo, lahko obstoječe Excelove tabele uporabite prek omrežja in svojim sodelavcem omogočite odpiranje, urejanje in shranjevanje delovnega zvezka iz lastnih računalnikov. Vse kar morate storiti, je, da izdelate Excelovo rešitev za uporabo na mreži.
Postopek je sestavljen iz 2 korakov:
- Najprej izdelamo v Excelu rešitev na osnovi ene vnosne tabele s pripadajočimi šifranti, kar omogoča izdelavo avtomatiziranih interaktivnih poročil. S tako aplikacijo lahko bistveno skrajšamo čas za nekatere vsakodnevne naloge kot so vodenje projektov, planiranje stroškov, pregled nabave in sorodne.
- Excelovo rešitev z vsemi funkcionalnostmi (Data validation, drop- down menu, slicers, conditional formatting, conuters, Prefix, Macro) ter formulami (VLOOKUP, Today (), IF…) prenesemo z lokalnega diska na lokalno mrežo. Vsak uporabnik dobi svojo datoteko, datoteke so enake, različne so samo nastavitve, ki določajo npr. posamezen oddelek v podjetju, ali pa se ločijo po vsebini oz. namenu. Na mreži sestavimo skupno bazo, iz katere izdelamo interaktivna poročila, sestavimo Dashboarde s KPI-ji za pregled rezultatov celotnega podjetja.
Prednosti Excel mrežne rešitve:
- Enake, avtomatizirane datoteke (ni ročnega dela in popravljanja formul) za vse oddelke, z nastavitvami za določen oddelek (npr. stroškovna mesta, kontni plan...)
- Centraliziran šifrant (kontrolirani podatki), zato so v vseh datotekah enaki podatki za vnos, šifrant vzdržuje ena oseba skrbnik.
- Datoteke so na mreži ločene po mapah, na katerih nastavimo pravice za delo windows sistema (read-write, read only, ni dostopa do datoteke).
- Skupna podatkovna baza, ki omogoča celovit pogled nad dogajanjem v podjetju preko interaktivnih dashboardov in poročil.
- Skupno tabelo podatkov/bazo lahko povežemo s podatki iz ostalih CORE, ERP sistemov (Navision, SAP,..) in pridobimo dodatna konsolidirana poročila, ali pa iz nje prenesemo podatke preko različnih formatov (xml, csv...) v druge programe.
Slika 1: Primer organizacije datotek na mreži
Slika 2: Primer avtomatizrane vnosne tabele.
Več o izdelavi mrežne rešitve v Microsoft Excelu je na voljo v tečaju Projects 3 › – začetne rešitve, in Costs 1 › – zahtevne rešitve.