Kako bistveno pohitriti in poenostaviti delo z Excelom
Če vodite projekte, planirate stroške, prodajate izdelke ali izvajate druge naloge z Excelom, potem ste skoraj gotovo že morali iskati datoteke, ki ste jih prejeli v prilogah mailov, delati zamudne korekture zaradi združenih celic ali napačnih formatov, prilagoditi ali ponovno pripraviti tabele za poročila, korigirati formule… Težave so velikokrat posledica nepoznavanja uporabe funkcionalnosti Excela zaradi pomanjkanja znanja.
Ker morate vsak teden ali mesec ali na nujno zahtevo pripravljate različna poročila za vaše kolege ali management, vam to lahko vzame veliko časa in obenem povzroči veliko stresa. Nekatere izmed najbolj pogostih težav so:
- pošiljanje tabel v prilogah mailov, kar povzroči, da se dokumenti lahko izgubijo ali pa jih je težko najti,
- ročno pripravljanje poročil iz različnih tabel, z različno strukturo in z različnim poimenovanjem atributov in vrednosti,
- ročno pripravljanje različnih poročil iz iste tabele,
- ročno popravljanje oblike tabel,
- ročno popravljanje formul,
- ročno popravljanje atributov zaradi tipkarskih napak.
Slika 1: Pomanjkljiva tabela, ki zahteva veliko ročnega dela
V velikih podjetjih se zaradi neoptimalnega dela z Excelom samo zaradi zahtev poročanja porabi na mesec na desetine ali stotine ur preveč. Z malo več znanja o Excelu in pravilnim pristopom lahko drastično optimizirate ta opravila ter povečate produktivnost. Pravilno delo z Excelom omogoči naslednje:
- ena, avtomatizirana vnosna tabela s šifrantom,
- različna poročila ki se samodejno osvežijo, ko odpremo datoteko ali na klik,
- samodejno popravljanje formul,
- pošiljanje povezav do interaktivnih poročil sodelavcem ali managementu,
- sodelavci vnašajo podatke v isto "all in one file" ali enako vnosno tabelo (vsak oddelek ima svojo datoteko na mreži, ki so med sabo povezane v skupno podatkovno tabelo - bazo).
Slika 2: Sodobna tabela – aplikacija s šifranti in filtriranjem po vsebini
Slika 3: Samodejno kreirano poročilo na osnovi podatkov v tabeli z nalogami (Taks Input)
Vse potrebno znanje lahko pridobite sami s pomočjo interaktivnih tečajev Excel in Practice (Projects 1-3). Datoteke za učenje prenesete na svoj računalnik ter sledite navodilom, ki vas korak za korakom vodijo od začetka do konca izdelave rešitve. Obenem prejmete tudi template – Excel datoteko za takojšnjo uporabo, ki ga lahko prilagodite za svoje potrebe. S pridobljenim znanjem boste delo v Excelu pohitrili in zelo poenostavili.
Prenesite brezplačno predlogo › (template) in preizkusite nov načimn dela z Excelom.