Kako avtomatizirati poročila v Excelu

Eno izmed ponavljajočih nalog v številnih podjetjih je poročanje (o projektih, planih, stroških, prodaji…). Poročila so pripravljena ročno, najpogosteje v Excelu. Priprava poročil je povezana z velikim številom različnih xlsx tabel, tabele se izpolnjujejo ročno, podatki niso kontrolirani. Zato lahko prihaja do številnih napak (uporabnik se lahko zatipka, enako vsebino napiše na različne načine ipd.). Pri vnosu nove vsebine je treba tabele ročno ažurirati in popraviti vse formule (ker se lahko podrejo). Zamudno delo in tveganje za nove napake … Pri ročnem ažuriranju tabel se lahko tudi marsikaj pozabi ažurirati.

Izdelati poročilo v kratkem času je praktično nemogoče. Delo je zahtevno in dolgotrajno. Če spremenimo način dela in Excel uporabljamo na sodoben način, pa je priprava poročil lahko veliko bolj enostavna, hitrejša in z veliko manj možnostmi za napake.

Skupna vnosna tabela, šifranti in samodejna (avtomatizirana) interaktivna poročila

Avtomatizacijo poročanja v Excelu dosežemo če rešitev pripravimo z eno, skupno vnosno tabelo in šifrantom iz katerih se samodejno kreirajo interaktivna poročila. S tem dosežemo:

  • kontroliran vnos podatkov brez napak, ki ga omogočajo obvezna polja s centraliziranimi šifranti
  • osveževanje podatkov iz različnih tabel (virov) v realnem času
  • oblikovanje skupne tabele, ki je povezana z več drugimi vnosnimi tabelami. Na osnovi tabele, ki jo enostavna baza, izdelujemo interaktivna poročila, spremljamo KPI-je, oblikujemo namizja (dashboarde).

Kako izdelamo avtomatizirana poročila v Excelu

  1. Izdelamo skupno vnosno tabelo, ki jo lahko na enostaven način korigiramo in nadgrajujemo. Tabela je vir podatkov za avtomatizirana poročila, ki jih ustvarimo kasneje.
  2. Kreiramo centralizirane šifrante ter jih povežemo z validacijo podatkov v spustnih menijih (drop-down list) ter s tem zmanjšamo število različnih vnosov ter preprečimo nastajanje napak
  3. Izdelamo signalizacijo z uporabo pogojnega oblikovanja (conditional formatting) za nadzor vnašanja podatkov
  4. Ustvarimo dodatna, skrita polja za dodatne informacije, ki jih sicer ne bomo prikazali v poročilu
  5. Za izračun vrednosti, ki jih bomo prikazali v poročilu uporabimo formule VLOOKUP, (XLOOKUP), Today (), IF…
  6. Oblikujemo skupno vnosno tabelo za lažji pregled nad podatki ter stabilizacijo rezultatov v poročilu
  7. Z rezalniki (slicers) povežemo podatke iz različnih tabel ter avtomatično nadzorujemo oziroma filtriramo količino podatkov v vnosni tabeli. Za optimalen prikaz rezultatov v poročilih pa uporabimo števce (counters)

Natančen postopek kako izdelati avtomatizirana poročila si lahko ogledate v interaktivnih tečajih Excel in Practice ›. Če že imate osnovno znanje Excela, boste lahko hitro postali napredni uporabnik. Prenesite brezplačne testne predloge (template) › in preizkusite nov način dela z Excelom z avtomatiziranimi poročili.