Kaj je spustni seznam v Excelu in za kaj se uporablja?
Kaj je spustni seznam?
Seznamu določenih vrednosti ali zapisov v Excelu pravimo šifrant (code list), spustni seznam (drop-down list) pa je način vnosa podatkov v tabelo, torej vrednosti iz tega seznama. Šifranti - spustni seznami omogočajo kontroliran vnos podatkov v določena polja, celice v tabeli, kamor so povezani z Data validation oz. s funkcijo “preverjanje veljavnosti podatkov”.
Z uporabo šifrantov v obliki spustnega seznama je vnos podatkov poenoten, vsi uporabniki vnašajo enake zapise oz. vrednosti, ki so določene na seznamu, vse ostale prostoročne vnose, ki bi bili napačni, pa se na ta način prepreči.
Prednosti spustnih seznamov
- Omogočajo vnos podatkov, ki so na seznamu in so dovoljeni za vnos, preprečijo pa vnos podatkov, ki jih ni na seznamu.
- Pri takem načinu vnosa podatkov se uporabnik ne more zmotiti in prostoročno napisati nekaj svojega.
- S pomočjo spustnih seznamov ali šifrantov pohitrimo postopek vnašanja podatkov v dinamično tabelo. Vsi možni rezultati morajo biti v tem seznamu, torej ni dvoma o tem, kaj je potrebno vnesti. Odpade nenehno preverjanje pravilnosti podatka.
Spustni seznam lahko oblikujemo tako, da omejimo neko vrednost celice npr. na datum, na besede, na seznam, na dolžino znakov, na uro, na celo število ali decimalno število ter poljubne nastavitve. Na spustnem seznamu lahko določimo še vhodna sporočila, npr. sporočilo o obveznem vnosu v polje ali pa opozorilo o napaki.
Kje uporabljamo šifrante / spustne sezname?
Spustni seznami ali šifranti se uporabljajo povsod, kjer želimo poenotiti in avtomatizirati vnos podatkov v tabelo, to pa je praktično na vseh področjih.
Če podatki ne bodo poenoteni, iz tabel ne bomo mogli izdelati pravilnega poročila, ne bomo mogli prikazati pravilnih rezultatov, torej je uporaba šifrantov NUJNA. Nekaj primerov iz prakse: kontrola kvalitete, planiranje prodaje, proizvodnje, nabave, kontroling, tehnične risbe in karakteristike, razne meritve v delovnih procesih, planiranje marketinških akcij, HR in načrtovanje zaposelnih, izobraževanje, pridobljeni certifikati….
Na kakšen način jih uporabljamo?
V večini primerov ustvarimo enostopenjski šifrant, lahko pa ustvarimo tudi dvo-ali večstopenjski šifrant. Ta pride v poštev npr. v matriki usposobljenosti zaposlenih v proizvodnji, ker vodja želi slediti, za katere delovne operacije je zaposleni usposobljen in jih sme opravljati.
Spustne sezname lahko oblikujemo tudi tako, da npr. uporabniki iz različnih oddelkov vidijo samo svoje podatke in ne tudi podatkov za druge oddelke.
Ker so na spustnih seznamih včasih tudi zastarele vrednosti, seznam preprosto oblikujemo tako, da so stare vrednosti samodejno izločene, in so na seznamu samo aktualne vrednosti, ki se uporabljajo pri delu.
Iz več manjših skupnih seznamov/šifrantov lahko sestavimo večji, glavni spustni seznam. Taka izvedba šifranta se uporablja npr. pri finančnem kontrolingu, ko je potrebno sestaviti enoten šifrant iz kontov, delovnih nalogov, skupin, stroškovnih mest in še česa….
Vse to in še več je razloženo v naših tečajih Excel in Practice. Optimalen tečaj za začetek je Projects 1 ›, najbolj ptrimeren za prakso v podjetjih pa je tečaj Projects 3 ›. Z dvema tečajema v Package 1 › pa boste izvedeli tudi vse potrebno za povezavo podatkov na lokalnem omrežju iz drugih sistemov.